Eine Hausdurchsuchung zählt zu den wohl unangenehmsten Zwangsmaßnahmen. Sie greift in verfassungsrechtlich geschützte Grundrechte ein und hat daher strengen materiellen und formellen Voraussetzungen zu entsprechen. Da die Durchsuchung in der Regel überraschend erfolgt und nicht abgewendet werden kann, sorgt sie regelmäßig für Angst und Schrecken. Es ist äußerst ratsam informiert und geschult zu sein, um im Ernstfall nicht in Panik zu geraten, sondern überlegt und strukturiert reagieren zu können.

Als erfahrene Strafverteidigerin hat RA Dr. Heidemarie Paulitsch im Laufe ihrer Karriere bereits zahlreiche Hausdurchsuchungen begleitet und dabei die Rechte ihrer Mandanten verteidigt und geschützt. Auf Basis dieser Erfahrungen hat sie das Praxishandbuch Hausdurchsuchung herausgegeben, das im Juni 2018 in der Erstauflage erschienen ist (Linde Verlag). Als Teil des Praxishandbuchs wurde ein Leitfaden entwickelt, der Betroffene anhand wertvoller Verhaltenstipps durch eine Hausdurchsuchung führt.

Vorab: Der Leitfaden kann die Rechtsberatung im Einzelfall nicht ersetzen. Die folgenden Tipps stellen lediglich Vorschläge dar, die bewusst kurz gefasst sind und keinen Anspruch auf Vollständigkeit erheben. Es ist notwendig, die Vorschläge auf die Organisation und Struktur des Unternehmens anzupassen.

Leitfaden für Hausdurchsuchungen

• Präventive Maßnahmen
  • Kurze und einfache Leitlinien/Anweisungen für Mitarbeiter anfertigen.
  • Personen, die im Ernstfall Kontakt mit Beamten haben könnten, besonders schulen.
  • Notfallnummern anlegen (Geschäftsleitung, Rechts- und Compliance-Abteilung, Rechtsanwalt).
  • Vorsorge ist besser als Nachsorge. Bei konkreten Fragen: Rechtsberatung einholen.

• Empfang der Beamten
  • Bei einer unmittelbar bevorstehenden Durchsuchung (zB Beamten stehen beim Empfang), unverzügliche Verständigung der Geschäftsleitung/Rechts- und Compliance-Abteilung und des Rechtsanwalts.
  • Verzichten Sie bei einer Durchsuchung nie auf die Vertretung durch einen Rechtsanwalt.
  • Beamten bitten, auf das Eintreffen der Geschäftsleitung/Rechtsvertretung zu warten (maximal 30 Minuten). Bei Verhinderung des Rechtsanwalts allenfalls anderen Rechtsanwalt kontaktieren und abermals um das Warten auf das Eintreffen des Rechtsvertreters bitten.
  • Durchsuchungsdokument der Behörde kopieren, scannen und dem Rechtsanwalt umgehend weiterleiten.
  • Besprechungszimmer organisieren und Beamten bitten, dort zu warten (Ausschwärmen der Beamten verhindern).

• Erstgespräch mit den Beamten
  • Genaue Bezeichnung der Behörde und nach Möglichkeit auch Namen und Dienstnummern der Beamten (Ausweiskopie) notieren.
  • Durchsuchungsdokument durch Rechtsanwalt prüfen lassen.
  • Beamten bitten, den Sachverhalt zu erläutern und die gesuchten Gegenstände zu konkretisieren.
  • Möglichkeit der freiwilligen Nachschau mit Rechtsanwalt besprechen. Wird diese nicht empfohlen, Durchsuchung durchführen lassen.

• Verhalten bei der Durchsuchung
  • Ruhe bewahren und den Beamten Kooperation signalisieren (Deeskalation).
  • Besprechen Sie immer alle Vorgänge mit dem Rechtsanwalt.
  • Auf den Umfang der Durchsuchungsanordnung achten. Durchsucht werden können grundsätzlich alle Räumlichkeiten, der zulässige Umfang ist aber auf die Durchsuchungsanordnung beschränkt.
  • Keine Gegenstände vernichten oder verstecken.
  • Beamten nach Möglichkeit in Büros und andere Räumlichkeiten begleiten und sämtliche Gespräche und Vorgehensweisen dokumentieren.
  • Keine aktive Mitwirkungspflicht eines Mitarbeiters oder Unternehmens (Abweichend: In Kartellverfahren wird eine gewisse Kooperation gefordert, zB Hinweise zu Stand- bzw- Speicherorten).
  • IT-Mitarbeiter verständigen, Suchen und Sicherstellen von elektronischen Daten überwachen. Die Behörde muss sich grundsätzlich mit elektronischen Kopien zufriedengeben, Erstellung von Datenkopien anstelle der Sicherstellung von Hardware und Originaldokumenten anbieten.
  • Immer auch eine Kopie für interne Zwecke des Unternehmens mitanfertigen.
  • Informelle Fragen der Beamten nur kurz beantworten. Fragen am besten nur durch Geschäftsleitung beantworten lassen.
  • Weder selbst belasten noch falsch aussagen! Formellen Vernehmungen nur im Beisein eines Rechtsanwalts oder einer Vertrauensperson zustimmen.
  • Private Gegenstände sind grds vor Einsicht und Sicherstellung geschützt, sofern sie nicht ausdrücklich in der Durchsuchungsanordnung genannt sind. Kontrollblicke dürfen jedoch durchgeführt werden.

• Protokoll der Hausdurchsuchung
  • Wahrung der Vertraulichkeit der Dokumente und Daten sicherstellen. Sämtliche übergebenen/mitgenommenen Dokumente sind im Sicherstellungsprotokoll (zumindest grob) zu erfassen.
  • Steht das Unternehmen mit Berufsgeheimnisträgern (zB Rechtsanwälten, Steuerberatern, Notaren) in Kontakt? Könnte sich dazu etwas unter den sichergestellten Dokumenten und Daten finden? Falls ja, nach Abstimmung mit dem Rechtsanwalt gegen die Sicherstellung von geschützten Dokumenten ausdrücklich „Widerspruch gegen die Sicherstellung aufgrund von gesetzlich geschützten Verschwiegenheitsrechten“ erheben. Auf genaue Protokollierung achten!
  • Als Folge des Widerspruchs sind die Dokumente, deren Sicherstellung widersprochen wurde, zu versiegeln und dem Gericht zu übergeben. Bestehen Sie auf die Versiegelung.
  • Protokoll vor Unterzeichnung genau prüfen, allenfalls auf Korrekturen und Klarstellungen bestehen.+

• Nach der Hausdurchsuchung
  • Gedächtnisprotokoll über die Durchsuchung anfertigen.
  • Rechtsmittelmöglichkeiten mit dem Rechtsanwalt besprechen.
  • Beschuldigtenstatus prüfen (auch den des Unternehmens iSd VbVG) und allenfalls Verteidigungsstrategie mit Rechtsanwalt besprechen.
  • UU Vertraulichkeit anmelden (§ 3 Z 4 Emittenten-Compliance-Verordnung) und Ad-hoc-Meldung veröffentlichen (bei börsennotierten Unternehmen).
  • Interne Untersuchung zur Erhebung des Sachverhalts durchführen.
  • Wenn sichergestellte Dokumente vorerst versiegelt im Unternehmen belassen wurden (zB wenn Durchsuchung mehrere Tage läuft), Siegel keinesfalls brechen. Siegelbruch durch Mitarbeiter etc verhindern.
  • Presseanfragen unverfänglich beantworten (zB: „Unser Unternehmen kooperiert mit der Behörde und wird die Angelegenheit intern prüfen. Zum Sachverhalt können wir derzeit nichts angeben.“).
  • Möglichkeit eines Kostenersatzes vom Rechtsanwalt prüfen lassen.